Firmen beauftragen uns um:
Unabhängig von Lieferanten und Vertragsherstellern (CMOs). Beratung und Durchführung.
Was sind Geschäftsprozesse?
Geschäftsprozesse sind definierte Abfolgen von Arbeitsaktivitäten in einem Unternehmen. Sie bilden den Kern der unternehmerischen Tätigkeit.
Je mehr Wert in den Geschäftsprozessen entsteht, desto wertvoller ist die Firma.
In der Prozessanalyse erheben wir typische Prozess-Kennzahlen, wie:
Administrative Prozesse werden ähnlich analysiert wie Produktionsprozesse. Meistens, sind dort Abläufe aber weniger gut erfasst und durchschnittliche Prozesszeiten sind nicht erkannt. Es lohnt sich aber, auch administrative Prozesse zu entschlacken, da diese Geschäftsprozesse über die Jahre die Tendenz zu haben, immer komplizierter zu werden.
Den neuen Arbeitsprozess, den neuen Arbeitsablauf erarbeiten wir gemeinsam mit dem Team von betroffenen Personen und Abteilungen. So stellen wir sicher, dass die Veränderungen dann später auch praktisch umsetzbar sind.
Erst die Implementierung der geänderten Arbeitsabläufe und deren weite Akzeptanz, schafft die Basis für eine dramatische Effizienzsteigerung.
In unseren Projekten erreichen wir immer wieder ganz erstaunliche Verbesserungen! Das gelingt nur im Team und mit Teamwork!
Effizienzverbesserungen von Geschäftprozessen sind ein entscheidender Wettbewerbsvorteil!
Die Welt verändert sich kontinuierlich! Daher müssen auch Arbeitsabläufe immer wieder entschlackt und verbessert werden!
Vor dem Beginn jeder Verbesserungsaktivität, erheben wir den Ist-Zustand. Bei Tätigkeiten in der Produktion ist das relativ einfach. Dort sind Tätigkeiten bereits jetzt relativ gut erfasst und Abläufe sind geregelt und dokumentiert. Bei der Prozessanalyse erheben wir Engstellen im Prozess und suchen so Wege die gesamte Herstellung des Produkts einfacher und schneller zu machen. Mit dem gewonnenen Freiraum, versuchen Firmen meistens die Produktion flexibler zu gestalten. Ein großer Vorteil im Zeitalter des „customization“ und der kleinen Losgrößen. Wir setzen dabei auf eine starke Digitalisierung!
Wesentlich komplizierter gestalten sich die Prozessanalysen und Prozessmessungen im administrativen Bereich. In den allermeisten Firmen stellt dieser Bereich einen großen Kostenblock dar und ist kaum analysiert. Sind zum Beispiel die Mann-Stunden für eine Produktionsschritt leicht ersichtlich, liegen diese Zahlen im administrativen Bereich meist nicht vor. Fragen wie: „wie lange dauert eine Angebotserstellung und wie viel Arbeitsstunden werden dafür aufgewendet?“ Sind nicht ohne weiteres aus dem Stegreif beantwortbar.
In unserer Prozessanalyse durchleuchten wir diese Prozesse und stellen den Prozessfluss und die Prozessleistung dar. Meist ergeben sich bereits aus diesen Übersichten ganz klare Richtungen für eine Verbesserung. Denn in den meisten Firmen entwickeln sich Prozesse über die Jahre hinweg und werden immer komplexer. Das kommt dadurch, da man immer wieder neue Sonderfälle in den Standardprozess einbaut. Es macht Sinn alle paar Jahre die Geschäftsprozesse zu durchleuchten und auf die neuen Gegebenheiten umzustellen. Ansonsten läuft man Gefahr mit sehr langsamen, bürokratischen Abläufen zu arbeiten.
In der Prozessmessung bestimmt man welchen Durchsatz und Ausstoß ein administrativer Prozess hat. Also zum Beispiel wie viel Angebote pro Jahr mit wie viel Mann-Stunden erzeugt werden. Die Herangehensweise ist also sehr ähnlich zu Produktion, aber die Datenerhebung ist schwieriger.
Ein konkretes Beispiel könnte zum Beispiel die Beschleunigung für den Reklamationsprozess sein:
In vielen Firmen sind die CAPA Analysen relativ langwierig und brauchen 50-70 Tage für ihre Durchführung. Allerdings sind in vielen Lieferverträgen wesentlich kürzere Zeiten von etwa 20-25 Tagen vorgeschrieben. Ein Ziel könnte also zum Beispiel sein dem bestehenden CAPA Prozess um 80 % seiner Prozesszeit zu verkürzen.
Wir gehen von der ist Analyse aus und verändern Prozesse so, dass sie die Zielvorgaben erfüllen.
Im vorher genannten Beispiel also zum Beispiel die Verkürzung der Bearbeitungszeiten von Reklamationen von 70 Tagen auf maximal 15 Tagen.
Hier arbeiten wir im Team mit unserem Auftraggeber. Gemeinsam passen wir die Abläufe so an, dass sie den zukünftigen Zielvorgaben entsprechen. Je mehr Abteilungen an Prozessen beteiligt sind, desto schwieriger werden solche Anpassungen.
Das mag auch ein Grund sein warum man im Prozessmanagement möglichst versucht, die Arbeit nicht in Abteilungen zu organisieren. Sinnvoller ist es die Abteilung „um“ den Geschäftsprozesse herum zu bauen.
In diesem Schritt beim Neuentwurf des Geschäftsprozesses ist es uns sehr wichtig alle Beteiligten einzubeziehen. Nur so können wir einen Ablauf erarbeiten, der für alle Parteien passt. Für den neuen Prozess werden als Arbeitshypothese bestimmte Prozessresultate angenommen.
Im vorher genannten Beispiel also wird der Prozess so ausgelegt und angepasst das man in 10-15 Tagen die gesamten Reklamationsprozess schafft.
Diese Annahmen müssen natürlich in der Implementierung überprüft und verifiziert werden.
Neue Geschäftsprozesse werden nicht einfach „live“ geschaltet. Auch die Implementierung, die viele Veränderungen für mehrere Abteilungen mit sich bringt, muss gut geplant und eingeführt werden.
Wir führen die Geschäftsprozesse phasenweise ein und kontrollieren ob die gewünschten Prozessziele auch erreicht werden. Meistens ergibt sich nach der Einführung noch ein Verbesserungspotenzial, das noch ausgenutzt werden kann. Im Abstand von einigen Monaten wird der neue Prozess wieder analysiert und die Prozessleistung gemessen. Hat man die ursprünglichen Verbesserungsziele erreicht, schließen wir das Projekt ab.
Geschäftsprozesse und Effizienz werden nicht nur in der Produktion sondern auch im administrativen Bereich verbessert. In beiden Bereichen wird ausgehend vom Ist-Zustand ein neuer Zielprozess arbeitet. Die Einführung dieses neuen, verbesserten Geschäftsprozesse erfolgt phasenweise. Der Erfolg wird kontrolliert und gemessen. Erst einige Monate nach der Umsetzung läuft der Prozess stabil und die Prozesskennzahlen können erhoben werden. Die Verbesserung der Geschäftsprozesse beruht auf Teamarbeit!
Wikipedia DEfinition
Allgemein kann der Geschäftsprozess als eine Menge logisch verknüpfter Einzeltätigkeiten (Aufgaben, Arbeitsabläufe), die ausgeführt werden, um ein bestimmtes geschäftliches oder betriebliches Ziel zu erreichen, charakterisiert werden.
