Effizienzsteigerung administrativer Abläufe durch optimierte Qualifizierung und Validierung

Hintergrund

Die Effizienz in administrativen Abläufen ist entscheidend für den Erfolg jeder Organisation. Im Kontext der Qualifizierung, die die Schritte IQ (Installation Qualification), OQ (Operational Qualification) und PQ (Performance Qualification) umfasst, sowie der Validierung neuer Anlagen, zeigt sich, dass dieser Prozess äußerst anspruchsvoll ist und viele Abteilungen involviert sind. Diese Komplexität führt häufig zu zahlreichen Meetings, langen Bearbeitungszeiten und träge Entscheidungsfindungsprozessen.

Ist-Zustand

Die Qualifizierungsprozesse sind klar definiert, wobei mehrere Standardarbeitsanweisungen (SOPs) deren Durchführung detailliert beschreiben. Abteilungen wie Qualität, Produktion, Engineering, Finanzwesen und Einkauf arbeiten eng zusammen. Dennoch gestaltet sich die Entscheidungsfindung – vor allem bei Risikoanalysen – als langwierig und personalintensiv. Die Vorbereitungen für die Qualifizierung benötigen mindestens sechs Monate, gefolgt von der eigentlichen Qualifizierung, die in Zusammenarbeit mit Lieferanten erfolgt. Nach einem umfassenden Testprogramm wird die Validierung durchgeführt, die ebenfalls zeitintensiv ist und mindestens sechs Monate in Anspruch nimmt. Diese Faktoren führen zu einer Gesamtdurchlaufzeit von häufig bis zu zwölf Monaten, was die Planbarkeit und Steuerung des Gesamtprozesses stark beeinträchtigt.

Negative Auswirkungen

Die straffen Abläufe der Qualifizierungs- und Validierungsprozesse verursachen erhebliche Zeitverzögerungen, die sich negativ auf die Gesamtprojekte auswirken. Die hohen Personalbindungskosten, die durch die Vielzahl an Gremien entstehen, führen zu einem unklaren finanziellen Aufwand. Dies resultiert in einem kostspieligen und extrem langsamen Prozess, der nicht nur Zeitverlust, sondern auch erhebliche finanzielle Einbußen zur Folge hat.

Unsere Lösung und zukünftiger Zustand

Um die Effizienz zu steigern und die administrativen Abläufe zu verbessern, streben wir eine umfassende Restrukturierung des Qualifizierungs- und Validierungsprozesses an. Der Gesamtprozess wird in verschiedene Teilströme unterteilt, die weitgehend unabhängig voneinander bearbeitet werden können. Diese agile Transformation ermöglicht eine verbesserte Kontrollierbarkeit und Geschwindigkeit der Abläufe. Durch eine teilweise Lockerung der engen Verzahnung der Entscheidungen zwischen den verschiedenen Abteilungen erhalten diese mehr Freiraum und Verantwortung.

Bedeutung von Effizienz in agilen Prozessen

Effizienz spielt eine zentrale Rolle in agilen Prozessen, da sie direkt mit der Fähigkeit eines Teams verbunden ist, Ergebnisse schnell, kostengünstig und in hoher Qualität zu liefern. Im Folgenden sind die wesentlichen Aspekte der Effizienz in agilen Prozessen erläutert:

• Schnelligkeit und Flexibilität: Agile Methoden, wie Scrum oder Kanban, sind darauf ausgelegt, schnelle Anpassungen an wechselnde Anforderungen zu ermöglichen. Eine hohe Effizienz in diesen Prozessen bedeutet, dass Teams in der Lage sind, schnell auf Änderungen zu reagieren, Prioritäten neu zu setzen und neue Anforderungen umzusetzen, ohne die Qualität der Arbeit zu beeinträchtigen.
• Ressourcenschonung: Effiziente agile Prozesse nutzen Ressourcen, wie Zeit, Personal und Materialien, optimal aus. Dies reduziert nicht nur Kosten, sondern fördert auch die Motivation der Mitarbeiter, da sie weniger Zeit mit ineffizienten Abläufen verschwenden müssen. Ein zielgerichteter Einsatz von Ressourcen verbessert die Gesamtproduktivität des Teams.
• Qualität der Ergebnisse: In agilen Prozessen wird durch regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen die Qualität der Ergebnisse fortlaufend sichergestellt. Effizienz heißt hier nicht nur Schnelligkeit, sondern auch, dass die entwickelten Produkte oder Dienstleistungen den festgelegten Standards und den Bedürfnissen der Kunden entsprechen. Effiziente Teams konzentrieren sich darauf, wertvolle Ergebnisse schnell zu liefern, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.
• Teamautonomie und Verantwortlichkeit: Agile Prozesse fördern die Eigenverantwortung der Teammitglieder. Effizienz in diesem Kontext bedeutet, dass Teams befugt sind, Entscheidungen schnell und basierend auf ihrem Fachwissen zu treffen. Dies führt zu weniger bürokratischen Hürden und beschleunigt die Entscheidungsfindung, wodurch die Effizienz des gesamten Prozesses erhöht wird.
• Ständige Verbesserung: Effizienz in agilen Prozessen ist ein kontinuierlicher Prozess. Teams analysieren regelmäßig ihre Arbeitsweisen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Dies fördert eine Kultur der ständigen Verbesserung, in der Lösungen entwickelt werden, um Hindernisse oder Ineffizienzen zu beseitigen. Dieses Feedback-System ist essenziell, um langfristig effizient arbeiten zu können.
• Kundenzentrierung: Agilität legt einen starken Fokus auf die Bedürfnisse der Kunden. Das Streben nach Effizienz sorgt dafür, dass Teams in der Lage sind, Dienstleistungen oder Produkte schnell und anpassungsfähig bereitzustellen, die genau auf die Anforderungen der Kunden zugeschnitten sind. Dies stärkt die Bindung zu den Kunden und sorgt für deren Zufriedenheit.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Effizienz in agilen Prozessen einen direkten Einfluss auf die Leistungsfähigkeit eines Teams und die Qualität der Ergebnisse hat. Durch den Fokus auf Schnelligkeit, Ressourcenschonung, Qualitätssicherung und kontinuierliche Verbesserung schaffen agile Teams eine dynamische und anpassungsfähige Arbeitsumgebung, die letztlich zum Geschäftserfolg führt.

Resultat

Die Ergebnisse dieser Maßnahmen sind überzeugend:

• Die neu gestaltete Vorbereitung der Qualifizierung reduziert die Zeit von etwa sechs Monaten auf nur 3-4 Wochen.

• Die Vorbereitung der Validierung wird ebenfalls von sechs Monaten auf ca. 4 Wochen verkürzt.

• Die Prozesskosten sinken auf etwa 500 Stunden, während sie zuvor bei mehreren tausend Stunden lagen, was einem finanziellen Aufwand von ca. € 75.000 anstelle von ca. € 750.000 entspricht.

• Den Abteilungen gelingt es, stabile Durchlaufzeiten zu erzielen und die Planbarkeit des Gesamtprozesses erheblich zu verbessern.

• Das Budget kann nun sowohl zeitlich als auch finanziell eingehalten werden.

Zusätzlich zur Effizienzsteigerung

Ein zentrales Element der Optimierung ist die gezielte Schulung der Mitarbeiter, um ihr Verständnis für die neuen Prozesse zu verbessern und Unsicherheiten abzubauen. Mit einem klar strukturierten Trainingsprogramm wird sichergestellt, dass alle Beteiligten die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten erwerben, um ihre Aufgaben eigenverantwortlich und zeitgerecht erfüllen zu können. Diese Initiative fördert nicht nur die Motivation, sondern stärkt auch das Gefühl der Eigenverantwortung innerhalb der Teams.

Regelmäßige Feedback-Runden und offene Kommunikationskanäle ermöglichen es den Teams, kontinuierlich Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und umzusetzen. Die Integration agiler Prozesse sorgt dafür, dass die Anpassungsfähigkeit und Reaktionsgeschwindigkeit des gesamten Teams gesteigert wird, was gleichzeitig die Qualität der Arbeitsergebnisse erhöht und das Vertrauen zwischen den Abteilungen stärkt.

Schlussfolgerung

In der Summe zeigt sich, dass die konsequente Validierung und Qualifizierung unter Berücksichtigung der Effizienz einen signifikanten Mehrwert für jede Organisation darstellen. Die agile Transformation ermöglicht nicht nur eine effektive Strategie zur Problemlösung, sondern trägt auch zur langfristigen Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit bei. Mit einem klaren Fokus auf effiziente Abläufe und die kontinuierliche Verbesserung der administrativen Prozesse schaffen wir eine solide Grundlage für den zukünftigen Erfolg.